Purpose
To ensure patients who receive care from Medical Group TR are comfortable in entrusting their health information to the practice. This policy provides information to patients as to how their personal information (which includes their health information) is collected and used within the practice, and the circumstances in which we may disclose it to third parties.
Related standards
RACGP Compliance indicators for the Australian Privacy Principles (APP): an addendum to the computer and information security standards (Second edition).
Background and rationale
The APP provide a privacy protection framework that supports the rights and obligations of collecting, holding, using, accessing and correcting personal information. The APP consist of 13 principle-based laws and apply equally to paper-based and digital environments. The APP complement the long-standing general practice obligation to manage personal information in a regulated, open and transparent manner.
This policy will guide practice staff in meeting these legal obligations. It also details to patients how the practice uses their personal information. The policy must be made available to patients upon request.
Practice procedure
Medical Group TR will:
provide a copy of this policy to patients upon request
ensure staff comply with the APP and deal appropriately with inquiries or concerns
take such steps as are reasonable in the circumstances to implement practices, procedures and systems to ensure compliance with the APP and deal with inquiries or complaints
collect personal information for the primary purpose of managing a patient’s healthcare and for financial claims and payments.
Staff responsibility
Medical Group TR’s staff will take reasonable steps to ensure patients understand:
what information has been and is being collected
why the information is being collected, and whether this is due to a legal requirement
how the information will be used or disclosed
why and when their consent is necessary
the practice’s procedures for access and correction of information, and responding to complaints of information breaches, including by providing this policy.
Patient consent
Medical Group TR will only interpret and apply a patient’s consent for the primary purpose for which it was provided. The practice staff must seek additional consent from the patient if the personal information collected may be used for any other purpose.
Collection of information
Medical Group TR will need to collect personal information as a provision of clinical services to a patient at the practice. Collected personal information will include patients.
names, addresses and contact details
Medicare number (where available) (for identification and claiming purposes)
healthcare identifiers
medical information including medical history, medications, allergies, adverse events, immunisations, social history, family history and risk factors.
A patient’s personal information may be held at the practice in various forms:
as paper records
as electronic records
as visual x-rays, CT scans, videos and photos
as audio recordings.
Medical Group TR’s procedure for collecting personal information is set out below.
Practice staff collect patients’ personal and demographic information via registration when patients present to the practice for the first time. Patients are encouraged to pay attention to the collection statement attached to/within the form and information about the management of collected information and patient privacy.
During the course of providing medical services, Medical Group TR’s healthcare practitioners will consequently collect further personal information.
Personal information may also be collected from the patient’s guardian or responsible person (where practicable and necessary), or from any other involved healthcare specialists.
Medical Group TR holds all personal information securely, whether in electronic format, in protected information systems or in hard copy format in a secured environment.
Use and disclosure of information
Personal information will only be used for the purpose of providing medical services and for claims and payments, unless otherwise consented to. Some disclosure may occur to third parties engaged by or for the practice for business purposes, such as accreditation or for the provision of information technology. These third parties are required to comply with this policy. The practice will inform the patient where there is a statutory requirement to disclose certain personal information (for example, some diseases require mandatory notification).
Medical Group TR will not disclose personal information to any third party other than in the course of providing medical services, without full disclosure to the patient or the recipient, the reason for the information transfer and full consent from the patient. The practice will not disclose personal information to anyone outside Australia without need and without patient consent.
Exceptions to disclose without patient consent are where the information is:
required by law
necessary to lessen or prevent a serious threat to a patient’s life, health or safety or public health or safety, or it is impractical to obtain the patient’s consent
to assist in locating a missing person
to establish, exercise or defend an equitable claim
for the purpose of a confidential dispute resolution process.
Medical Group TR will not use any personal information in relation to direct marketing to a patient without that patient’s express consent. Patients may opt-out of direct marketing at any time by notifying the practice in a letter or email.
Medical Group TR evaluates all unsolicited information it receives to decide if it should be kept, acted on or destroyed.
Access, corrections and privacy concerns
Medical Group TR acknowledges patients may request access to their medical records. Patients are encouraged to make this request in writing, and the practice will respond within a reasonable time.
The practice will take reasonable steps to correct personal information where it is satisfied they are not accurate or up to date. From time to time, the practice will ask patients to verify the personal information held by the practice is correct and up to date. Patients may also request the practice corrects or updates their information, and patients should make such requests in writing.
The Practice takes complaints and concerns about the privacy of patients’ personal information seriously. Patients should express any privacy concerns in writing. The Practice will then attempt to resolve it in accordance with its complaint resolution procedure.
-AR-
غاية
للتأكد من أن المرضى الذين يتلقون الرعاية من Medical Group TR مرتاحون في تكليف العيادة بمعلوماتهم الصحية. توفر هذه السياسة معلومات للمرضى حول كيفية جمع معلوماتهم الشخصية (التي تشمل معلوماتهم الصحية) واستخدامها في الممارسة ، والظروف التي قد نكشف عنها لأطراف ثالثة.
المعايير ذات الصلة
مؤشرات امتثال RACGP لمبادئ الخصوصية الأسترالية (APP): ملحق لمعايير أمان الكمبيوتر والمعلومات (الإصدار الثاني).
الخلفية والمنطق
يوفر APP إطارًا لحماية الخصوصية يدعم حقوق والتزامات جمع المعلومات الشخصية والاحتفاظ بها واستخدامها والوصول إليها وتصحيحها. تتكون APP من 13 قانونًا قائمًا على المبادئ وتطبق بالتساوي على البيئات الورقية والرقمية. يكمل APP التزام الممارسة العامة طويل الأمد لإدارة المعلومات الشخصية بطريقة منظمة ومفتوحة وشفافة.
ستوجه هذه السياسة طاقم الممارسة في تلبية هذه الالتزامات القانونية. كما أنها توضح للمرضى كيفية استخدام الممارسة لمعلوماتهم الشخصية. يجب أن تكون الوثيقة متاحة للمرضى عند الطلب.
إجراء الممارسة
ستقوم المجموعة الطبية TR بما يلي:
تقديم نسخة من هذه السياسة للمرضى عند الطلب
ضمان امتثال الموظفين لـ APP والتعامل بشكل مناسب مع الاستفسارات أو المخاوف
اتخاذ الخطوات المعقولة في ظل الظروف لتنفيذ الممارسات والإجراءات والأنظمة لضمان الامتثال لـ APP والتعامل مع الاستفسارات أو الشكاوى
جمع المعلومات الشخصية لغرض أساسي هو إدارة الرعاية الصحية للمريض والمطالبات المالية والمدفوعات.
مسؤولية الموظفين
سيتخذ موظفو المجموعة الطبية TR خطوات معقولة لضمان فهم المرضى:
ما هي المعلومات التي تم جمعها ويتم جمعها
لماذا يتم جمع المعلومات ، وما إذا كان ذلك بسبب متطلبات قانونية
كيف سيتم استخدام المعلومات أو الكشف عنها
لماذا ومتى تكون موافقتهم ضرورية
إجراءات الممارسة للوصول إلى المعلومات وتصحيحها ، والاستجابة للشكاوى المتعلقة بانتهاكات المعلومات ، بما في ذلك من خلال توفير هذه السياسة.
موافقة المريض
ستقوم Medical Group TR بتفسير وتطبيق موافقة المريض فقط للغرض الأساسي الذي تم تقديمه من أجله. يجب على طاقم العيادة السعي للحصول على موافقة إضافية من المريض إذا كان من الممكن استخدام المعلومات الشخصية التي تم جمعها لأي غرض آخر.
جمع المعلومات
ستحتاج Medical Group TR إلى جمع المعلومات الشخصية كتوفير خدمات سريرية للمريض في العيادة. سوف تشمل المعلومات الشخصية التي تم جمعها المرضى.
الأسماء والعناوين وتفاصيل الاتصال
رقم Medicare (إن وجد) (لأغراض التعريف والمطالبة)
معرّفات الرعاية الصحية
المعلومات الطبية بما في ذلك التاريخ الطبي والأدوية والحساسية والأحداث الضائرة والتطعيمات والتاريخ الاجتماعي والتاريخ العائلي وعوامل الخطر.
قد يتم الاحتفاظ بالمعلومات الشخصية للمريض في العيادة بأشكال مختلفة:
كسجلات ورقية
كسجلات إلكترونية
مثل الأشعة السينية المرئية والمسح المقطعي ومقاطع الفيديو والصور
كتسجيلات صوتية.
فيما يلي إجراءات Medical Group TR الخاصة بجمع المعلومات الشخصية.
يقوم طاقم الممارسة بجمع المعلومات الشخصية والديموغرافية للمرضى من خلال التسجيل عند حضور المرضى للعيادة لأول مرة. يتم تشجيع المرضى على الانتباه إلى بيان المجموعة المرفق / داخل النموذج والمعلومات حول إدارة المعلومات التي تم جمعها وخصوصية المريض.
أثناء تقديم الخدمات الطبية ، سيقوم ممارسو الرعاية الصحية في Medical Group TR بالتالي بجمع المزيد من المعلومات الشخصية.
يمكن أيضًا جمع المعلومات الشخصية من ولي الأمر أو الشخص المسؤول (حيثما كان ذلك ممكنًا وضروريًا) ، أو من أي متخصصين آخرين في الرعاية الصحية.
تحتفظ Medical Group TR بجميع المعلومات الشخصية بشكل آمن ، سواء في شكل إلكتروني أو في أنظمة معلومات محمية أو بتنسيق نسخة ورقية في بيئة آمنة.
استخدام والكشف عن المعلومات
لن يتم استخدام المعلومات الشخصية إلا لغرض تقديم الخدمات الطبية وللمطالبات والمدفوعات ، ما لم تتم الموافقة على خلاف ذلك. قد يحدث بعض الإفصاح لأطراف ثالثة تشارك من قبل أو من أجل الممارسة لأغراض تجارية ، مثل الاعتماد أو لتوفير تكنولوجيا المعلومات. هذه الأطراف الثالثة مطالبة بالامتثال لهذه السياسة. ستبلغ العيادة المريض في حالة وجود شرط قانوني للكشف عن بعض المعلومات الشخصية (على سبيل المثال ، تتطلب بعض الأمراض إخطارًا إلزاميًا).
لن تقوم Medical Group TR بالكشف عن المعلومات الشخصية لأي طرف ثالث إلا في سياق تقديم الخدمات الطبية ، دون الكشف الكامل للمريض أو المتلقي ، وسبب نقل المعلومات والموافقة الكاملة من المريض. لن تكشف العيادة عن المعلومات الشخصية لأي شخص خارج أستراليا دون الحاجة ودون موافقة المريض.